Pēc pirmās iepazīšanās ar biznesa korespondenci var radīt iespaidu, ka sistēma ir pārāk sarežģīta. Patiesībā dažāda veida biznesa vēstules organiski atbilst indivīda vajadzībām mijiedarbībā.
Biznesa vēstule par sadarbību
Pirmais tilts starp iespējamajiem partneriem parasti ir biznesa vēstule par sadarbību. Abu uzņēmumu pārstāvji jau var iepazīties un veikt iepriekšējas sarunas, bet oficiālais kontakts būs vēstule par sadarbību.
Svarīgi punkti šim dokumentam:
- pārsūdzēt konkrētu personu;
- atsauce uz sanāksmi vai informācijas avotu par šo uzņēmumu;
- kopsavilkums par lietas būtību;
- tabulas, cenas un cita papildu informācija ir labāk nosūtīt pieteikumā.
Sapulces biznesa vēstule
Ja veiksmīgi, nākamais solis būs sanāksmes biznesa vēstule. Šāda veida biznesa vēstules var samazināt sarunu starpposmu skaitu un ietekmēt gaidāmās sanāksmes panākumus. Ieinteresētajai pusei būtu jādomā par detaļām vismazāko detaļu:
- noteikumi;
- darba kārtība;
- formulēt diskusiju jautājumus;
- izklāsta sekundāro jautājumu klāstu, kas var rasties procesā;
- sagatavo informācijas pieteikumus, kurus otrai pusei ieteicams izlasīt pirms sanāksmes.
Šāda saprātīga biznesa vēstule palīdzēs izvairīties no pārpratumiem, neatbilstībām un citiem neērtiem brīžiem, kas var ietekmēt sarunu rezultātus. Balstoties uz sarunu rezultātiem, par sanāksmi ir rakstīta vēl viena biznesa vēstule, bet jau tā ir ziņojums par sasniegtajiem rezultātiem. Tam ir vienāds mērķis: pārliecināties, ka partneri pareizi interpretē iegūtos nolīgumus. Otra puse tiek aicināta apstiprināt sanāksmes protokolu vai veikt grozījumus, kā parasti, uz vienu dienu.
Cita veida biznesa korespondence
Ar jau izveidotajām attiecībām visbiežāk tiek izmantoti šāda veida biznesa vēstules, piemēram, biznesa vēstules pieprasījums un attiecīgi vēstules atbilde. Ja tiek veiktas jebkādas izmaiņas vienošanās vai ja nepieciešama papildu informācija, viena firma nosūta citu pieprasījuma vēstuli.
Lai uzturētu esošās biznesa attiecības vai izveidotu jaunas, tiek piedāvāti tāda veida biznesa vēstules kā biznesa vēstules uzaicinājums un biznesa reklāmas vēstule. Uzņēmums var organizēt konferenci, izstādi, seminārus un tā tālāk - un uzaicināt reālus un potenciālus partnerus vadības vai visas komandas personā. Lētāk būs nosūtīt pārdošanas vēstuli, bet peļņa no tās ir daudz zemāka.
Biznesa etiķete ir pateicības vēstule, atbildot uz darījuma partnera pieprasījuma izpildi vai citu sadarbību.
Daži biznesa korespondences veidi var būt grūtāk rakstīt. Tie ir šādi:
- biznesa atteikuma vēstule;
- biznesa vēstule ar atvainošanos;
- biznesa vēstules prasība;
- biznesa vēstules pieprasījums.
Šajos dokumentos īpaši svarīgi ir saglabāt labvēlīgu un cieņu. Attiecībā uz lūguma vēstuli, saskaņā ar uzņēmējdarbības ētikas noteikumiem, procesuālo formulējumu lieto pat tajos gadījumos, kad dzīvē būtu pieprasījums.
Ko meklēt biznesa korespondencē:
- svarīgs brīdis jebkurai biznesa vēstulei ir pārsūdzība konkrētai personai ar pareizu pareizrakstību uz pilnu vārdu, amatu, uzņēmuma nosaukumu;
- neatkarīgi no tā, vai rakstāt elektronisku biznesa vēstuli vai papīru - tai vajadzētu būt firmas veidlapā ar visiem rekvizītiem;
- ētika, pareizība un cieņa - vienīgais pieņemamais tonis biznesa vēstulēm.
- burts jāsaglabā sausā, komerciālā stilā - labāk izvairīties no emocionāliem pagriezieniem no parastu runu.
Uzņēmuma vēstule, kas rakstīta ar šīm niansēm, uzlabos jūsu sūtītāja iespaidu. Un biznesa pasaulē tas palīdzēs atvērt pareizās durvis.